Políticas

POLITICA SOBRE MANEJO DE DATOS

 

La presente política se expide en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que todas las unidades de GRAFICOV LTDA, en condición de responsables del manejo de información personal, realicen el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste, para lo cual cuentan con los siguientes medios de comunicación:

Página web: www.graficov.com

Correo electrónico: info@graficov.com

Telefono: 2372023 / 2372383

Dirección: Carrera 30 A # 4 A – 24 Barrio Veraguas, Bogotá D.C.

A través de las anteriores serán atendidas las peticiones, quejas y reclamos referidos a la protección de sus datos personales.

PRINCIPIOS:

1. Principio de Legalidad: Cumplir con todos los requerimientos legales, locales e internacionales respecto a la recolección, procesamiento y disposición final de la información personal, así como las políticas internas de la compañía.
2. Principio de Finalidad: El tratamiento de la información en GRAFICOV LTDA obedece a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
3. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veráz, completa exacta, actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de la constitución. En este sentido el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento o encargado del tratamiento al que se refiere la ley 158 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellos corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.
9. Principio de consentimiento: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

Los datos personales, salvo la información pública no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de2012.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de GRAFICOV LTDA son los siguientes:

1. Derechos a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
2. Derecho a solicitar prueba de la autorización. Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos de conformidad con lo previsto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

• Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales. Los titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a GRAFICOV LTDA para el tratamiento de sus datos personales si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías.

1. Derecho a acceder a sus datos personales. Los titulares de los datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Todo tratamiento de datos personales estará sujeto al consentimiento de su titular el cual debe ser previo e informado, salvo a las excepciones establecidas en la Ley. Al momento de obtener el consentimiento del titular de la información, se le deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El tratamiento el cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, adicional a ello, si se requiere compartir información con otros destinatarios se deberá asegurar que dichos destinatarios cumplan con las normas de protección de datos personales.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.

• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

1. Se deberá informar igualmente los derechos que tiene como titular de la información entre ellos, el derecho de corrección, modificación, actualización, acceso a su información y revocatoria del consentimiento así como el retiro de la información brindada (salvo las excepciones contempladas en la Ley).

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACION

GRAFICOV LTDA como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Habeas Data.
2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento.
6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

 

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACION

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Habeas Data
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 111581 de 2012.
4. Actualizar las novedades sobre sobre la información reportada por los titulares de los datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
6. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO                                  

POLITICA MANEJO BASE DE DATOS PERSONALES

 

La Ley 1581 de 2012 desarrollo el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Este derecho constitucional conocido como habeas Data confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros posee sobre ellos y en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho. En cumplimiento a lo establecido por las Ley 1581 de 2012, GRAFICOV LTDA en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensible de sus empleados, clientes y proveedores, ha adoptado las siguientes políticas para garantizar que el manejo de los datos personales se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

2. RESPONSABLE DEL MANEJO DE DATOS

Debidamente autorizada para funcionar como empresa de artes gráficas identificada con NIT 800.206.621-1 y domicilio principal en Bogotá es responsable del manejo de los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

3. POLITICA MANEJO DE DATOS PERSONALES

En virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus empleados, clientes y proveedores en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, aplicando las siguientes políticas:

• GRAFICOV LTDA, está comprometida en suministrar en correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información.
• GRAFICOV LTDA, solicita a los titulares la información de los datos necesarios y los cuales serán entregados libre y voluntariamente. Salvo las excepciones previstas en la Ley, el tratamiento de los datos personales solo podrá realizarse con el consentimiento previo expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
• GRAFICOV LTDA, solicitará a sus empleados, clientes y proveedores, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación. La información requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.

 

 

4. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento.
• Ser informado por el responsable del tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

DEFINICIONES

• TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de tratamiento.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de sus datos.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en socio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para el caso concreto GRAFICOV LTDA.
• POLITICAS DE TRATAMIENTO MANEJO DATOS PERSONALES: Se refiere al presente documento.
• DATO SENSIBLE: Aquellos que afectan intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

 

VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

La presente política rige a partir del 1 de enero de 2018 y su vigencia será por el tiempo en que ejerza su objeto social en Colombia. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral. Por lo anterior solicitamos a los usuarios revisarla periódicamente.